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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

1. Chi è il titolare del trattamento?

ENGIE Italia S.p.A. (di seguito “ENGIE” o la “Società”), con sede legale a Milano, via Chiese 72 (ENGIE), P. IVA e codice fiscale 06289781004, è Titolare del trattamento dei Suoi dati personali operato nel contesto delle attività di selezione e gestione del processo della Sua candidatura ad una posizione lavorativa o di tirocinio formativo, presso la nostra Società e/o una società del gruppo ENGIE, e definito in conformità alle previsioni contenute nel Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione dei dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito “Regolamento”) così come ogni altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Ove la candidatura sia riferita a una società del gruppo ENGIE, diversa da ENGIE Italia, questa potrà avere accesso ai dati in qualità di titolare del trattamento, come meglio specificato al paragrafo 6.

2. Per quali finalità sono trattati i suoi dati?

La Società tratta i Suoi dati personali al fine di:

a) adempiere agli obblighi imposti dalle normative vigenti;

b) dare seguito alle operazioni svolte nell’espletamento della procedura di gestione della Sua candidatura. Al suddetto scopo, i Suoi dati verranno trattati anche nel contesto delle attività di HR e gestione del personale connesse e strumentali alla gestione del processo di ricerca, selezione e valutazione dei candidati.

3. Quali dati vengono trattati?

Si tratta prevalentemente dei dati personali da Lei forniti nel corso del processo di selezione del personale, quali, a titolo esemplificativo: nome, cognome, email, indirizzo, numero di telefono, dati relativi al Suo percorso di studi e professionale riportati sul CV trasmesso o comunicati successivamente. L’eventuale rifiuto al conferimento dei dati per le finalità di cui sopra determinerà l’impossibilità di espletare le procedure di selezione con riferimento alla Sua candidatura.

Laddove Lei avesse volontariamente inserito nel Suo CV, o successivamente comunicato, dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale (c.d. particolari categorie di dati personali), questi verranno cancellati, salvo nel caso in cui il loro utilizzo sia strettamente necessario al perseguimento delle finalità di ricerca e selezione del personale ed all’instaurazione del rapporto di lavoro (es. in caso di appartenenza a determinate categorie protette), nei limiti e nel rispetto di quanto espressamente previsto dalla legge.

4. Su quale base vengono trattati i suoi dati?

Al netto di eventuali trattamenti obbligatori per legge, il trattamento dei Suoi dati personali, da Lei conferiti per le finalità di cui al paragrafo 2, lettera b), è necessario all’esecuzione delle misure precontrattuali adottate, su Sua richiesta ed in qualità di candidato, nel momento in cui presenta la Sua candidatura alla Società.

5. Come vengono trattati i suoi dati?

In relazione alle suindicate finalità, il trattamento dei Suoi dati avverrà sia attraverso l'ausilio di strumenti elettronici sia su supporto cartaceo, conformemente ai principi di liceità, correttezza e trasparenza, ed in ogni caso con strumenti idonei a garantirne la sicurezza e riservatezza.

In particolare, il trattamento avverrà sia per il tramite di fornitori di servizi di ricerca e di selezione del personale sia a seguito di candidatura spontanea alla Società tramite i diversi canali all’uopo disponibili (quali invio del CV via e-mail all’indirizzo selezione@engie.com, o a ulteriori indirizzi e-mail che dovessero essere allo scopo utilizzati, candidatura inviata tramite canali quali LinkedIn, portali delle Università, raccolta CV cartacei durante eventi dedicati quali “Job Days” organizzati dagli atenei universitari, etc).

In caso di trattamento nell’ambito di eventuali vicende societarie (cessione della Società o di rami d’azienda), due diligence, in caso di difesa di un diritto in giudizio e in relazione alle relative attività prodromiche, tali trattamenti saranno svolti sulla base di legittimi interessi della Società alla prosecuzione delle proprie attività commerciali e per la tutela dei propri diritti

6. A chi vengono comunicati i suoi dati?

I dati personali raccolti sono trattati dal personale incaricato che abbia necessità di averne conoscenza nell’espletamento delle proprie attività e da soggetti esterni che agiranno – a seconda dei casi - come responsabili del trattamento o autonomi titolari. I suddetti dati potranno essere comunicati a:

• soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e delle reti di telecomunicazioni del Titolare;
• società del gruppo cui appartiene ENGIE Italia S.p.A., società controllanti, controllate e collegate;
• fornitori dei servizi collegati al portale ENGIE (es. Oracle);
• soggetti che forniscono servizi di ricerca e selezione del personale e atenei universitari.

I Suoi dati personali non verranno diffusi.

La Società, sulla base del legittimo interesse proprio o delle società del gruppo, potrà comunicare i Suoi dati a società del gruppo cui appartiene ENGIE Italia S.p.A., società controllanti, controllate e collegate.

7. Per quanto tempo conserviamo i suoi dati?

I Suoi dati verranno conservati, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

I criteri per determinare il periodo di conservazione dei dati tengono conto del periodo di trattamento consentito e delle normative applicabili in materia di fiscalità (ove applicabile), prescrizione dei diritti ed interessi legittimi ove essi costituiscano la base giuridica del trattamento.

Successivamente i dati verranno cancellati, aggregati o anonimizzati.

8. I suoi dati verranno trasferiti all’estero?

In taluni casi, i Suoi dati personali potranno essere trasferiti all’estero, anche al di fuori dell’Unione Europea. A seconda dei casi, ciò verrà fatto sulla base delle norme del Regolamento e prevedendo adeguate basi giuridiche e cioè tramite accordi che garantiscono un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

In caso di comunicazione dei Sui dati personali ad altre società del gruppo cui appartiene ENGIE Italia S.p.A. per le finalità di gestione della Sua candidatura, ove tali destinatari siano situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, i trasferimenti avverranno nei limiti e con le garanzie previste dalle Binding Corporate Rules (norme vincolanti d’impresa) che le società del gruppo ENGIE hanno sottoscritto. In Italia il Garante per la protezione dei dati personali ha approvato e autorizzato tali trasferimenti con il provvedimento n. 392 del 6 ottobre 2016.

9. Quali sono i suoi diritti?

Il Regolamento Le conferisce specifici diritti, tra cui quelli di chiedere al Titolare del trattamento:

- la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (diritto di accesso);

- la rettifica dei dati personali inesatti, o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);

- la cancellazione dei dati stessi, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 17 Regolamento (diritto di cancellazione), ove applicabile;

- di limitare il trattamento dei propri dati, in presenza di uno dei motivi previsti dall’art. 18 Regolamento (diritto di limitazione);

- di ricevere i dati personali da Lei forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità), ove applicabile.

Inoltre, ove il trattamento sia fondato sul Suo consenso, Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati, in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i Suoi diritti, Lei potrà inviare una richiesta, indicando in oggetto il riferimento "PRIVACY” all’indirizzo email: privacy-ita@engie.com". Non sempre ENGIE potrà dare tutte le informazioni richieste e dare seguito alle Sue istanze a causa di possibili obblighi di legge e di motivi legittimi cogenti. In ogni caso, ENGIE farà il possibile per dare seguito alle Sue richieste.

L'esercizio dei diritti sopra elencati può, in taluni casi, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei Suoi diritti fondamentali e legittimi interessi. Potrebbe capitare per esempio in caso di svolgimento di investigazioni difensive o nell’ambito dell’esercizio di un diritto in sede giudiziaria e delle attività prodromiche. In questi casi, i Suoi diritti possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all'articolo 160 del Codice in materia di protezione dei dati personali. In tale ipotesi, il Garante La informerà di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto di proporre ricorso giurisdizionale.

Ai sensi del Regolamento, ENGIE non è autorizzata ad addebitare costi per adempiere ad una delle richieste riportate in questo paragrafo, a meno che non siano manifestamente infondate o eccessive, ed in particolare abbiano carattere ripetitivo. Nei casi in cui Lei richieda più di una copia dei suoi dati personali o nei casi di richieste eccessive o infondate, ENGIE potrebbe (i) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per evadere la richiesta o (ii) rifiutarsi di soddisfare la richiesta. In queste eventualità ENGIE La informerà dei costi prima di evadere la richiesta.

ENGIE potrebbe richiedere ulteriori informazioni prima di evadere le richieste, qualora avesse bisogno di verificare l’identità della persona fisica che le ha presentate.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei avrà inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.

In ogni caso, ENGIE è interessata ad essere informata di eventuali motivi di reclamo e invita a usare i canali di contatto sopra indicati prima di adire l’autorità di controllo, così da poter prevenire e risolvere eventuali controversie in modo amichevole e tempestivo, con la massima cortesia, serietà e discrezione.